Mudanza de una biblioteca: la logística

Escrito por Mapiser el . Publicado en Blog

Razones para una mudanza de libros

Mapiser es una empresa especializada en mudanzas, y en las más difíciles o complicadas, que requieren una planificación y un orden exhaustivo, como es la mudanza de una biblioteca, donde a veces es preciso mover miles de libros y archivos o colecciones de archivos para ubicarlos en otro nuevo edificio, o en otra ubicación dentro del mismo edificio.

 

Hay una serie de razones para mover libros o colecciones de archivos, como la reubicación, renovación o reordenamiento de colecciones. Las mudanzas de biblioteca pueden implicar la reubicación total o parcial de los libros, dentro de un edificio o complejo de edificios o fuera del edificio.

Vamos a intentar aportar una serie de mejores prácticas para el traslado de libros o colecciones de archivos.

Una mudanza representa una oportunidad para mejorar el cuidado y manejo de la colección y una oportunidad para realizar una auditoría de stocks, reorganizar y actualizar el almacenamiento, mejorar el servicio de limpieza, y limpiar, estabilizar y volver a alojar los libros y archivos

El jefe del proyecto tiene el control de la mudanza

Un solo miembro del personal debería asumir el papel de director del proyecto, si fuese necesario a tiempo completo, para administrar el trabajo complejo de mantener todos los aspectos de una mudanza bajo control. Es probable que el director del proyecto necesite contactar con una serie de personal interno y contratistas externos para garantizar el buen funcionamiento del proyecto. Es probable que esto incluya:

  • Gerentes y personal de bibliotecas y archivos
  • Empresas de transporte y relocalización
  • Personal de salud y seguridad
  • El personal de la Administración
  • Arquitectos / constructores
  • Aseguradores
  • Personal de seguridad
  • Proveedores de equipos
  • Conservadores
  • Autoridades locales.

Los presupuestos para todas las etapas del proyecto deben ser discutidos, estimados y la información centralizada con el director del proyecto para garantizar que se evalúe el coste general probable antes de realizar cualquier trabajo. Un calendario con fechas de inicio y finalización para cada elemento de la mudanza debería prepararse para todas las partes interesadas, para minimizar el efecto de problemas imprevistos, que pueden afectar dramáticamente al proyecto.

Además de una serie de pautas a cumplir acerca de la gestión de riesgos, inventarios, mobiliario de almacenaje, el edificio o edificios y el transporte, hoy en este post nos vamos a centrar en la logística


Logística. Orden de la mudanza

El orden en el que una colección de libros debe trasladarse y desembalarse debe ser cuidadosamente considerado, planificado y esquematizado. A largo plazo, es más barato colocar los libros en su correcto lugar de inmediato en vez de apresurarnos a hacer una disposición del almacenamiento de los libros al azar.

En la mudanza de bibliotecas deben tenerse en cuenta los siguientes puntos:

  • La ruta a través del edificio hasta el área de carga debe estar bien identificada para avanzar y evitar pasos si es posible.
  • Los empleados y contratistas que realizan la mudanza necesitan acceso al área de packing o embalaje o a través de la ruta a los vehículos de remoción. Aunque tiene sentido intentar empacar y descomprimir en algún tipo de secuencia, esto no siempre es posible
  • La empresa que hace la mudanza y su personal pueden necesitar acceso a los ascensores, así que un operador con llave de acceso puede requerirse para maximizar la eficiencia operativa.
  • Los ascensores deberían estar en servicio y buen funcionamiento antes de que comience la mudanza.
  • Es posible que no sea posible acceder a diferentes estanterías móviles al mismo tiempo
  • Puede haber objetos en la parte superior o delante de las estanterías de libros que tienen que ser movidos para lograr un mejor acceso a los estantes.
  • Los materiales de packing o embalaje y las cajas ocupan un espacio y si el embalaje se realiza antes de la mudanza, deberían estar disponibles el almacenamiento de las cajas vacías, los materiales de embalaje y los materiales de packing pre-cortados, así como también las cajas llenas
  • Algunos materiales, como el plástico de burbujas y el tejido libre de ácido, requieren ser cortados y transferidos a las estaciones de embalaje, así que la organización del flujo de los materiales y equipamiento es una tarea central para el éxito de una mudanza de libros, requiriendo habilidades logísticas y aplicación o dedicación a tiempo completo.
  • La ruta hacia el destino debe ser revisada para detectar obras viales o cualquier cosa que pudiera afectar a los tiempos estimados

Si está pensando en realizar la mudanza de una biblioteca, tiene que saber que en Mapiser somos expertos en las mudanzas de bibliotecas, atesorando una gran experiencia práctica, no sólo en este tipo sino en cualquier otro de mudanzas. Nuestros 20 años de existencia nos avalan, así como nuestros contactos con la Administración y empresas de la región. Consulte con Mapiser y le ofreceremos la mejor solución

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